Vivi.Sabe Migration Document Services Servicios de Documentación Migratoria

For U.S. energy operators & service companies

Para operadoras y empresas de servicios energéticos de EE. UU.

Worry-free Venezuelan visas. Visas venezolanas sin complicaciones.

Your engineers do not have time to chase paperwork, and neither does your mobility desk. Vivi.Sabe prepares and files the entire Venezuelan business visa through a fully electronic process, with more than 500 approved to date. Your traveler hands over documents once and goes back to work. Sus ingenieros no tienen tiempo para perseguir papeleo, y su equipo de movilidad tampoco. Vivi.Sabe prepara y presenta la visa de negocios venezolana completa por un proceso totalmente electrónico: más de 500 aprobadas hasta la fecha. Su viajero entrega los documentos una sola vez y vuelve a trabajar.

Built for U.S. energy operators and service companies sending engineers, technicians and inspectors to Venezuela's heavy and extra-heavy crude operations, whether that means one traveler or a full project roster. Certified translations and apostilles are handled inside the same file. Diseñado para operadoras y empresas de servicios energéticos de EE. UU. que envían ingenieros, técnicos e inspectores a las operaciones de crudo pesado y extrapesado en Venezuela, ya sea un solo viajero o una nómina completa de proyecto. Las traducciones certificadas y las apostillas se resuelven dentro del mismo expediente.

Request a scope callSolicitar una llamada de alcance See what we handleVer qué gestionamos

TR-N · Transeúnte Negocios

What a business visa file takesQué lleva el expediente de visa de negocios

Traveler profilePerfil del viajero
Engineers, field technicians, QA/QC inspectors, drilling and lifting specialists, commercial and audit staff.Ingenieros, técnicos de campo, inspectores QA/QC, especialistas en perforación y levantamiento artificial, personal comercial y de auditoría.
Core documentsDocumentos base
Passport with 6+ months validity, invitation letter from the Venezuelan counterparty, employer letter stating role and travel purpose, itinerary, photograph to consular specification.Pasaporte con más de 6 meses de vigencia, carta de invitación de la contraparte venezolana, carta del empleador con cargo y motivo del viaje, itinerario y fotografía según especificación consular.
LanguageIdioma
Supporting documents in Spanish, certified translation with a signed certificate of accuracy.Documentos de soporte en español, traducción certificada con certificación de exactitud firmada.
LegalizationLegalización
U.S. state or federal apostille under the Hague Convention where it is required.Apostilla estadal o federal de EE. UU. bajo el Convenio de La Haya cuando se exige.
Filing methodModalidad de trámite
100% electronic, through the Venezuelan digital visa system. Travelers keep their passports throughout. Nothing is mailed, and no in-person appointment interrupts the project schedule.100% electrónico, por el sistema digital de visas venezolano. Los viajeros conservan su pasaporte en todo momento: nada se envía por correo y ninguna cita presencial interrumpe el cronograma del proyecto.
Government feeTasa oficial
We make the official visa fee payment ourselves. The government payment portal fails constantly, and handling those failures is our responsibility, not your traveler's.Nosotros realizamos el pago de la tasa oficial de la visa. El portal de pago del Estado falla constantemente, y lidiar con esas fallas es responsabilidad nuestra, no de su viajero.
Typical turnaroundTiempo habitual
Under 10 business days from a complete file to the visa in your traveler's hands.Menos de 10 días hábiles desde el expediente completo hasta la visa en manos de su viajero.

Requirements are set by the Venezuelan authorities and change without notice. Every file is verified against current official guidance before submission. Los requisitos los fijan las autoridades venezolanas y cambian sin previo aviso. Cada expediente se verifica contra la guía oficial vigente antes de presentarlo.

500+

Venezuelan electronic visas approved through this practice.Visas electrónicas venezolanas aprobadas a través de esta práctica.

< 10

Business days, typical turnaround from a complete file to the visa in hand.Días hábiles, del expediente completo a la visa en mano.

100% online

No passport mailed, no in-person appointment, no interrupted schedule.Sin enviar el pasaporte, sin cita presencial, sin interrumpir el cronograma.

High volume

A trained bilingual team ready for full project rosters, not just single travelers.Un equipo bilingüe preparado para nóminas completas de proyecto, no solo viajeros individuales.

Services

Servicios

Four things stand between your team and the field.Cuatro cosas separan a su equipo del campo.

Mobility programs rarely fail on the visa itself. They fail on a missing apostille, an untranslated corporate resolution, or an invitation letter that never left the counterparty's inbox. That is the work we take off your desk. Los programas de movilidad rara vez fallan por la visa en sí. Fallan por una apostilla faltante, un acta corporativa sin traducir o una carta de invitación que nunca salió del correo de la contraparte. Ese es el trabajo que le quitamos de encima.

01 · TR-N

Venezuelan business visasVisas de negocios venezolanas

Full preparation of the TR-N business visa file for personnel traveling on company assignment: forms, supporting letters, electronic submission through the Venezuelan digital visa system, and follow-up until the visa is issued. The process is entirely electronic, so no traveler mails or surrenders a passport.Preparación completa del expediente de visa de negocios TR-N para personal en asignación corporativa: planillas, cartas de soporte, presentación electrónica por el sistema digital de visas venezolano y seguimiento hasta la emisión. El trámite es totalmente electrónico: ningún viajero envía ni entrega su pasaporte.

  • Individual travelers or full project rostersViajeros individuales o nóminas completas de proyecto
  • Document audit before anything is filedAuditoría documental antes de presentar
  • Official visa fee paid and confirmed by usPago de la tasa oficial gestionado y confirmado por nosotros
  • Renewals and repeat-travel filesRenovaciones y expedientes de viaje recurrente
02 · Translation

Certified translation, EN ⇄ ESTraducción certificada, EN ⇄ ES

Corporate and personal documents translated and issued under a named translator of record, each delivery closing with a signed certificate of accuracy accepted by consulates and registries.Documentos corporativos y personales traducidos y emitidos bajo un traductor de registro identificado; cada entrega cierra con una certificación de exactitud firmada, aceptada por consulados y registros.

  • Articles of incorporation, board resolutions, powers of attorneyActas constitutivas, resoluciones de junta, poderes
  • HSE certifications, technical qualifications, employment lettersCertificaciones HSE, calificaciones técnicas, cartas laborales
  • Civil registry documents and background summariesDocumentos de registro civil y antecedentes
03 · Legalization

Apostilles & legalizationApostillas y legalización

Apostilles ordered from U.S. state Secretaries of State and from the U.S. Department of State, plus Venezuelan-side legalization and registry certifications through established local channels.Apostillas tramitadas ante Secretarías de Estado estadales y ante el Departamento de Estado de EE. UU., más legalización y certificaciones registrales del lado venezolano por canales locales establecidos.

  • Multi-state and federal apostille handlingGestión de apostillas multiestadales y federales
  • SAREN and Venezuelan registry certificationsCertificaciones SAREN y de registros venezolanos
  • Chain-of-document review before orderingRevisión de la cadena documental antes de tramitar
04 · Mobility

Corporate mobility supportSoporte de movilidad corporativa

The coordination layer around the paperwork: chasing the invitation letter from your Venezuelan counterparty, holding one checklist per traveler, and giving your mobility or HR lead a single status view of the whole roster.La capa de coordinación alrededor del papeleo: gestionar la carta de invitación con su contraparte venezolana, mantener una lista por viajero y darle a su responsable de movilidad o RR. HH. una sola vista del estatus de toda la nómina.

  • Bilingual liaison with counterparties in VenezuelaEnlace bilingüe con contrapartes en Venezuela
  • Per-traveler checklists and document intakeListas por viajero y recepción de documentos
  • Onboarding packets for first-time travelersPaquetes de inducción para viajeros primerizos

How an engagement runs

Cómo se desarrolla el trabajo

A sequence, not a scramble.Una secuencia, no una carrera contra el reloj.

Each stage closes before the next opens, so nothing reaches a consulate half-built.Cada etapa cierra antes de abrir la siguiente, para que nada llegue al consulado a medio armar.

01

Scope callLlamada de alcance

Roster, roles, destination site and travel window. We come back with a written scope and a flat quote.Nómina, cargos, sitio de destino y ventana de viaje. Devolvemos un alcance por escrito y una cotización cerrada.

02

Document auditAuditoría documental

Every traveler gets a checklist. You learn what is missing on day one, not the week of departure.Cada viajero recibe una lista de verificación. Usted sabe qué falta el primer día, no la semana de la salida.

03

Translation & apostilleTraducción y apostilla

Certified translations produced and apostilles ordered in parallel, so neither waits on the other.Traducciones certificadas y apostillas tramitadas en paralelo, para que ninguna espere por la otra.

04

Electronic filingPresentación electrónica

The file is assembled, submitted through the digital system and tracked, and we make the official fee payment. You get status updates, not silence.El expediente se arma, se presenta por el sistema digital y se hace seguimiento, y nosotros realizamos el pago de la tasa oficial. Usted recibe actualizaciones, no silencio.

05

HandoverEntrega

Approved documents delivered with a clean digital set for your mobility file and future renewals.Documentos aprobados entregados con un juego digital ordenado para su archivo de movilidad y futuras renovaciones.

Who you are working with

Con quién trabaja

Vivianna Vieira

I am a bilingual document specialist based in Florida. My practice sits at the point where U.S. corporate paperwork has to satisfy Venezuelan consular and registry standards, a place where small formatting and legalization details decide whether a file moves or stalls. Before this practice I managed federal projects and worked in consulting, which is where I learned to run documentation the way an operations team expects it: tracked, on schedule, and without surprises. Soy una especialista bilingüe en documentación radicada en Florida. Mi práctica se ubica en el punto donde el papeleo corporativo estadounidense debe cumplir con los estándares consulares y registrales venezolanos, un terreno donde pequeños detalles de forma y legalización deciden si un expediente avanza o se detiene. Antes de esta práctica gestioné proyectos federales y trabajé en consultoría, donde aprendí a manejar la documentación como lo espera un equipo de operaciones: con seguimiento, en plazo y sin sorpresas.

  • Track recordTrayectoria More than 500 Venezuelan electronic visas approved, supported by a trained bilingual team that handles high-volume project rosters.Más de 500 visas electrónicas venezolanas aprobadas, con un equipo bilingüe preparado para nóminas de proyecto de alto volumen.
  • PracticePráctica Document preparation and certified translation for Venezuelan and U.S. procedures. Non-attorney practitioner (gestora migratoria).Preparación documental y traducción certificada para trámites venezolanos y estadounidenses. Gestora migratoria, no abogada.
  • GovernmentGobierno Project management on the U.S. Department of Health and Human Services Unaccompanied Children Mission, Lackland AFB, San Antonio.Gerencia de proyectos en la Misión de Niños No Acompañados del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., Base Lackland, San Antonio.
  • ConsultingConsultoría Consultant at Accenture, one of the largest consulting firms in the world, working on multimillion-dollar programs for global clients.Consultora en Accenture, una de las firmas de consultoría más grandes del mundo, en programas multimillonarios para clientes globales.
  • EducationFormación Master of Public Administration, concentration in grant writing (expected December 2026). A.A. International Studies, County College of Morris.Maestría en Administración Pública, concentración en redacción de subvenciones (diciembre 2026). Técnico Superior en Estudios Internacionales, County College of Morris.
  • Public workTrabajo público Publishes fact-checked guidance on Venezuelan and U.S. immigration procedure to a community of more than 195,000 people under the name Vivi.Sabe.Publica guías verificadas sobre trámites migratorios venezolanos y estadounidenses para una comunidad de más de 195.000 personas bajo el nombre Vivi.Sabe.

Scope of practice

Alcance de la práctica

What we do, and what we leave to your counsel.Lo que hacemos y lo que dejamos a sus asesores.

Not a law firmNo somos un bufete

Vivi.Sabe is a document preparation and translation practice. We do not provide legal advice or legal representation, and we do not appear on behalf of a client before any authority.Vivi.Sabe es una práctica de preparación documental y traducción. No brindamos asesoría ni representación legal, ni actuamos en nombre de un cliente ante ninguna autoridad.

Compliance stays with youEl cumplimiento es suyo

We do not advise on U.S. sanctions, export controls or licensing. Your legal and compliance teams determine whether a given engagement or trip is permitted; we prepare documents within the scope they approve.No asesoramos sobre sanciones estadounidenses, controles de exportación ni licencias. Sus equipos legales y de cumplimiento determinan si un proyecto o viaje es permitido; nosotros preparamos documentos dentro del alcance que ellos aprueben.

Decisions rest with the authoritiesLa decisión es de las autoridades

Turnaround figures describe our preparation and filing timeline. Granting a visa is the decision of the issuing authority, and no outcome is guaranteed.Los tiempos indicados describen nuestro plazo de preparación y presentación. El otorgamiento de una visa es decisión de la autoridad emisora y ningún resultado está garantizado.

Contact

Contacto

Tell us who is traveling and when.Cuéntenos quién viaja y cuándo.

Send the number of travelers, their roles, the destination site and your target travel window. You will get a written scope, a flat quote and a document checklist, usually within one business day. Envíe el número de viajeros, sus cargos, el sitio de destino y la ventana de viaje prevista. Recibirá un alcance por escrito, una cotización cerrada y una lista de documentos, normalmente en un día hábil.

Email Vivi.SabeEscribir a Vivi.Sabe [email protected]